planning d'organisation

[Kwiskas l'enclume]

Je fais un gros copier/coller du planning établi la dernière fois, étant donné qu'il me semblait plutôt juste ? Dans le cas contraire, merci de me prévenir.

Ce planning permet de vérifier l'avancement des différents points de préparation. Il permet à la fois de ne pas oublier quoi que ce soit, et de se définir des délais d'exécution des différentes tâches (sans que les délais soient des engagements sur l'honneur, ils permettent de savoir quand on est à la bourre, et donc qu'il faut se grouiller).
(avant de balancer froidement des critiques sur les délais plus qu'approximatifs et le rangement dans le désordre des différents éléments, je vous prie de bien lire mon complément d'informations en dessous, qui explique la cause de ceci)

Date de la convention : 5 et 6 Mai.

Réunions

• Fin Janvier - 1ere réunion : général (nom, format) ; animations/évènements ; communication (qui fait quoi ?)
• Mi Mars - 2e réunion : état d'avancement sur la préparation des animations et de la communication
• Mi Avril - 3e réunion : constitution des équipes ; question restauration/hébergement ; organisation générale => déjà fait lors de la 2e réunion

Animations/évènements/invités

• Début Février/Fin Mars - Contact invités
• Début Février/Mi Mars - Parties test (multitables ou animations) => les meneurs doivent y penser fortement !

Communication Web

• Début Février - Constitution liste de la diffusion Web (forums, sites, Facebook, etc. ...)
• Mi Février - Début diffusion Web => il faut faire le message type rapidement, et trouver les volontaires ; lancement prévue de la campagne pour début Mars
• Début Avril - 1er rappel diffusion Web (dont évènements/animations)
• Mi Avril - 2e rappel diffusion Web

Communication affiches

• Fin Février/début Mars - 1er jet d'une affiche
• Mi Mars - Validation affiche définitive
• Fin Mars - Impression des affiches
• Début Avril - Distribution des affiches

Communication flyers

• Mi Mars - 1er jet flyer
• Mi Mars - Validation flyer définitive
• Fin Mars - Impression des flyers
• Début Avril - Distribution des flyers[/n]

Organisation Foyer

• Mi Avril - Demander la caisse avec monnaie au foyer du Porteau
• Mi Avril - Faire point avec foyer du Porteau

Organisation Guilde

• J-1 - Récupération des tickets consommation / tickets buffet (utilisation anciens ou impression nouveaux)
• J-1/J - Courses alimentaires
• J-2/J-1 - Courses matérielles

Code couleur :
Bleu : fait
Vert : en cours de réalisation
Orange : attention - à préparer/prévoir en amont
Rouge : attention - en retard, à lancer rapidement


Pour l'instant, le tri est par thématique, et les dates sont approximatives. Le but est pour le moment de définir l'ensemble des tâches, de tout ordre, à réaliser, ainsi que les moments clés où elles devront être exécutées. Donc si vous en voyez d'autres, n'hésitez pas à proposer, je mettrai la liste à jour.
Les dates "précises" de délai des différentes tâches seront complétées au fur et à mesure, quand les éléments se mettront en place.

[Kwiskas l'enclume]

Attention aux parties test, petits galopins ! Pensez y (j'en ai d'ailleurs une à faire)

[Kwiskas l'enclume]

Mise à jour.

J'ai supprimé la 3e réunion (vu qu'on a tout vu à la 2e), ainsi que le 2e rappel Web, on ne fera qu'un seul rappel avec affiche.

[Ryu_KANSAKY]

effectivement bien vu

[Arkel]

C'est pas vrai ! on est quasiment en avril ( part se pendre...)

Histoire de commencer / d'anticiper le mois d'avril avec sérénité, Rappelons nous ce qu'il nous reste a faire dès cette fin mars / début avril (histoire d'éviter les "Oh My God ! Vite vite !)

Communication affiches
Début Avril - Distribution des affiches

Communication des flyers
Fin Mars - Impression des flyers
Début Avril - Distribution des flyers

Communication Web
Début Avril - 1er rappel diffusion Web (dont évènements/animations)

Organisation Foyer
Mi Avril - Demander la caisse avec monnaie au foyer du Porteau
Mi Avril - Faire point avec foyer du Porteau

[Kwiskas l'enclume]

Bon, on en reparlera après la convention, mais il va falloir être réaliste ...

Donc on va parer à l'essentiel on va dire.
Pour la communication, à part pour les affiches qui ont été distribuées, on en reste là pour la communication organisée. Faites de la publicité autour de vous comme vous le pouvez, toutes les initiatives sont bonnes à prendre.
La caisse a été demandée. De même que 2 chèques pour les courses. Le point a été en partie fait avec la présidente ; on vérifiera les stocks avant de faire les courses ; donc là dessus pas de problème non plus.

Le seul point "critique" restant à mon sens, c'est les tickets consommation et buffet ; ça faut vraiment pas oublier, ni se faire avoir au dernier moment.
Nathan : je crois que tu as tous les modèles. Peux tu soit les fournir à quelqu'un, soit vérifier les stocks/en refaire ? Plus on le fera tôt, moins on aura à stresser ...

Le reste : rappel comm Web, flyers, on laisse tomber. Je laisse à chacun agir à sa guise (mais il me semble que les flyers on n'en a pas ?).

[Aurélie]

vendredi dernier, j'ai vu que des affiches et des flyers avaient été imprimé.

[Kwiskas l'enclume]

Les affiches je sais. Merci pour les flyers, je ne savais pas. Donc mettez en où vous pouvez. Il faut faire au minimum les lieux évoquées dans mon sujet correspondant, le reste comme on peut.