Réunion de préparation de la convention (20/01)

[Nathan]

Début : 20H30
Présents : [20 personnes]

- Fabien (Ryu_Kansaky)
- Yan (Kwiskas l'enclume)
- Cédric (Vilainbarbu)
- Nathan (Nathan)
- Lionel (Arkel)
- Clément (Dahou)
- Clément (Louis)
- Julie (Julie)
- Stéphane (... me rappelle plus le pseudo ^_^)
- Jenny (Jenny)
- Aurélie (Aurélie)
- Amélie (Plume)
- Louise (Esuiole)
- Jean (Arzhac)
- Aline (Eoghan)
- Dominique (Hellsing)
- Dominique (Mordheim)
- Christophe (Igore)
- Fred (Arazael)
- William (Sagara86)



I) Communication
- Amélie gère le dossier de presse. Pour l'instant tout est bon. Il ne manque que le bilan de l'asso. Il sera soumis à validation au bureau du Foyer.
- Suite au problèmes rencontré par le passé, il est décidé ne donner le dossier de presse à la NR que si elle le demande.
- Pour la presse nous allons communiquer avec :
* 7 à Poitiers
* Tendance
* Affiche hebdo
* IP86
- Pour le net nous allons communiquer avec :
* Les blog de Poitiers (La Coccinelle, Ludivienne,...)
* Le site de sortie OVS
* La FFJDR
* Les forums et sites consacrés au JDR
* Facebook
- Pour les radios nous allons communiquer avec (principalement des radio locales):
* Pulsar
* Accord
* Styl'FM
* France Bleu
* Forum
* Chérie FM
* Alouette
- Pour la TV nous allons communiquer avec France 3 Poitou-Charentes
- Est prévu la création d'une affiche et d'un flyer qui gère le projet (Les suggestions sont à donner dans la semaine qui suis la réunion).
- Est prévu la réalisation d'une petite vidéo.

II) Organisation
- A l'accueil, sera recueilli, nom et coordonnées des visiteurs.
- Nous gardons comme les années passées les bourses aux scénarios.
- Une fiche de présentation des jeux (format A5) pourra être affiché.
- Nous gardons les mêmes créneaux horaires que l'an passé :
* 13H-19H : Jeux
* 19H-20H : Pause repas
* 20H-02H : Jeux
* 02H-08H : Jeux, ou repos pour les plus faibles
* 08H-10H : Pause petit déjeuné
* 10H-16H : Jeux
- L'utilisation de la desserte sera conservé pour fournir les tables en victuailles lors des parties de jeux.

III) Invité
- Bony (Au moins pour les jeux du dimanche matin)
- A Qui Le Tour
- Etc...
Pas de vente autorisé dans la salle du Foyer

IV) Thème et jeux
- Nous gardons le thème : JDR Amateur et Indépendant
- Un atelier de création est prévu par Vilain Barbu
- Un multi-tables peut être envisageable.

V) Décoration
- Nous offrons les murs pour une expo de tableaux de l'artiste Alexia Yaenga

VI) Nourriture
- Nous partons sur les mêmes prix que l'an passé
- Si il y a des volontaires, il faudrait faire plus de gâteaux.
- Proposer en plus des fruits et de la salade de fruits

Fin de la réunion : 22H00

[Kwiskas l'enclume]

Pour la communication avec la presse écrite et radio, qui est responsable pour chacune des propositions ?

[Arkel]

Après consultation de mes notes, rien n'a été déclaré avec certitude. uniquement Voir avec Plume pour le contact avec le 7 de Poitiers, Nathan (dans mes souvenirs) pour contacter certaines radios (?), "Tendances" c'était Julie... Mais il faudrait confirmation de tout ce beau monde (et + si affinité pour pouvoir faire les démarches).
Les forums, ce sera répartition comme l'an passé.

[Plume]

j'ai les coordonnées de 7 à Poitiers, j'enverrais le dossier dès qu'il sera prêt

[VilainBarbu]

Pour l'artiste peintre, son nom est Alexia Yengo, et elle va sûrement venir en mars pour voir la salle...

[Kwiskas l'enclume]

Je fais un petit point sur des trucs qu'on a dit.

- Pour les radios nous allons communiquer avec (principalement des radio locales):
* Pulsar
* Accord
* Styl'FM
* France Bleu
* Forum
* Chérie FM
* Alouette
- Pour la TV nous allons communiquer avec France 3 Poitou-Charentes

Plouf ? (<= bruit de quelque chose qui tombe à l'eau, le point d'interrogation signifiant que je laisse le bénéfice du doute)

- A l'accueil, sera recueilli, nom et coordonnées des visiteurs.

C'était quoi déjà dans l'idée ? Nom, prénom, âge et code postal ?

Pour l'artiste peintre, son nom est Alexia Yengo, et elle va sûrement venir en mars pour voir la salle...

VB, tu as des nouvelles par rapport à elle ? Car effectivement, c'est bien qu'elle vienne voir la salle avant.
Fabien => prochaine réunion du foyer, il faut demander si on a des moyens pour fixer les tableaux (normalement oui ; faut juste savoir où ils sont).

[Nathan]

Pour les radio on attend simplement le dossier de presse...
Pour les coordonnées : Nom, prénom, âge et code postal, et eventuellement email et adresse.
Et on a bien des crochets pour les tableaux. LKa question, c'est ou sont ils ?

[Kwiskas l'enclume]

Pour les radio on attend simplement le dossier de presse...

Arrrggghhh, cacaboudin, ok. On peut pas utiliser celui de l'année dernière à défaut ?

Pour les coordonnées : Nom, prénom, âge et code postal, et eventuellement email et adresse.

Les 4 premiers ça va. Email et adresse je suis déjà moins chaud ; il faudra bien préciser que ce n'est pas à des fins commerciales. L'adresse email je peux comprendre, pour la publicité Guilde (demander l'accord de la personne me parait pour le coup un minimum), ou recontacter en cas d'oubli de truc par exemple ; l'adresse : quel intérêt ? (<= vraie question, mais moi je vois pas d'intérêt, sans compter que c'est sensible quand même)

[Nathan]

Tous ces infos sont facultative.
Mais on avait dit qu'en ca de problème (par exemple alerte sanitaire) c'est bien d'être capable de prévenir les gents concerné.

[Plume]

je me charge de refaire (corriger/modifier) le dossier ce week end (pas pu plus tôt)

[Nathan]

Si tu arrive à le faire ce WE ou courrant de la semaine prochaine, ce serait plus que nickel.

[Kwiskas l'enclume]

Ok pour l'alerte sanitaire, effectivement je m'en suis rappelé après, c'est une très bonne chose.
Dans ce cas, faudra bien dire aux gens pourquoi on souhaite avoir tel ou tel truc.